Rekan

Caesario Prima Ngalup

Caesario ‘Ngalup.co’: Bukan Sekadar Meriah, Event Management Penting untuk Marketing

Di era yang serba digital ini, nyatanya tak semua hal cukup difasilitasi hanya lewat media online saja. Sentuhan personal dan tatap muka masih menjadi kebutuhan yang tak bisa tergantikan, terutama untuk mendukung keterlibatan dan keterikatan satu sama lain.

Saat ini, banyak perusahaan dan brand-brand yang mulai menyadari pentingnya keterlibatan dan keterikatan dengan pelanggannya. Oleh karena itu, bidang marketing communication pun menjadi bidang yang tak bisa disepelekan begitu saja. Bertugas mengatur event, mengelola dan menjalin komunikasi dengan komunitas, serta relasi dengan media, marketing communication memainkan peran penting dalam sebuah perusahaan. Bersama Caesario Prima Bahari (Rio), marketing communication (marcomm) Ngalup Coworking Space, yuk kita gali pentingnya event management sebagai bagian dari proses marketing:

Selenggarakan Event untuk Jalin Jejaring Lebih Luas

Nama Ngalup Coworking Space bukanlah nama yang asing bagi anak muda di Kota Malang, bahkan Indonesia. Bukan sekadar tempat, tetapi Ngalup juga telah menjadi wadah bagi para pekerja kreatif yang ingin mengembangkan jejaringnya.

Tentu saja keberhasilan Ngalup ini bukan terjadi hanya dalam sekejap mata. Rio menceritakan jatuh-bangunnya memperkenalkan Ngalup dari nol, hingga sekarang dikenal di seluruh Indonesia. “Ngalup itu ‘kan jualnya coworking space. Tiga bulan pertama itu kita jual orang gak ada yang ngerti apa itu coworking space. Dikira kafe, ada juga yang bilang persewaan furniture malah,” cerita Rio sambil tertawa. “Akhirnya kami siasatin. Karena Malang adalah kota pelajar, yang kami ‘jual’ pertama bukan coworking-nya. Tapi event hall-nya dulu, karena kebetulan kita punya event hall.”

Kesuksesan penyelenggaraan event di bidang industri kreatif ini juga dibuktikan oleh Ngalup melalui event 1000 Startup Digital di tahun 2019 yang diinisiasi oleh Kominfo. Menggawangi 1.000 peserta, tim Ngalup hanya diberi waktu untuk persiapan selama dua minggu. Dari open volunteer, mencari peserta, hingga mengatur event di hari H. “Pas dibuka hari H kita dapat 1552 orang, itu deg-degan banget. Itu bangga banget kita ini coworking, tapi bisa bikin event sebesar itu. Karena biasanya ya sekitar maksimal 100 orang. Itu diluar ekspektasi, jadi kaya mimpi bisa dapet 1000 orang, tapi ternyata bisa kesampean dan justru lebih,” tutur Rio yang juga seorang solois ini.

Untuk menggiring masyarakat agar mengetahui apa dan bagaimana Ngalup itu, Rio dan tim Ngalup menggunakan event sebagai alat untuk berpromosi. “Jadi di awal Ngalup berdiri itu, kami bikin event bener-bener tiap hari. Ada atau tidak ada peserta kita tetap ngadain event. Pemateri dari jejaring kita sendiri. Bikin banyak event agar orang penasaran. Tiap hari kita juga approach ke komunitas. Tiap hari 2 komunitas dihubungi,” kata Rio.

Selain itu, di awal kemunculannya, Ngalup memberikan fasilitas gratis untuk komunitas yang ingin mengadakan event dan membutuhkan tempat penyelenggaraan. Kompensasinya adalah durasi waktu untuk tim Ngalup bisa mempromosikan tentang tempat dan fasilitasnya.

Sejak awal berdiri di tahun 2017 hingga kini, tak kurang 200 komunitas tergabung dan hampir ribuan event telah diselenggarakan di Ngalup. Bukan hanya lokal dari Malang, tetapi juga mencakup nasional dan internasional, seperti 1000 Startup Digital dan Facebook Indonesia. Akhirnya, Ngalup pun menjadi top of mind masyarakat. “Akhirnya jadi word of mouth kami. Tiap ada info yang masuk dari luar ke Malang, yang tanya bikin event di mana, jawabannya Ngalup akhirnya,” kata Rio yang bergabung sejak tahun 2017 ini.

Marcomm, Bukan Pekerjaan Asal Keren Tapi Butuh Skill Tinggi

Dinamika dunia marketing memang terus bergerak. Pekerjaan di bidang marketing communication kini menjadi lebih kompleks dan membutuhkan skill yang tinggi, terutama dalam hal komunikasi dan koordinasi.

Rio yang berangkat dari background mahasiswa IT pun harus beradaptasi dengan role-role yang baru. Termasuk proses mengkonsep hingga menggarap event sampai bisa dinikmati di hari penyelenggaraan.

Proses mengkonsep event pun tak sesederhana yang dikira. Berangkat dari ideasi event yang diambil dari hasil riset. Dari data-driven tersebut, diambillah tiga sampai empat topik yang paling diminati, kemudian dirumuskan bersama-sama menjadi satu event. Proses ini melibatkan semua tim.

“Kenapa semua tim diajak? Agar mereka terlibat dalam semua kegiatan di Ngalup. Walaupun ada ide yang nggak kepilih, tapi kita coba untuk ngerangkul semua tim untuk kontribusi bersama. Seperti teman-teman desainer videografer kan sebenarnya nggak ada hubungannya dengan event, tapi kami tetap ajak juga. Jadi nggak cuma tim event doang.”

Setelah ide disusun, saatnya mencari pemateri sambil menyusun key talking point dan menentukan judul. Jika pemateri sudah ditemukan, Terms of Reference (TOR) diberikan, yang tak kalah penting adalah koordinasi tim event dengan tim konten agar woro-woro event pun bisa maksimal dan menarik banyak target massa.

“Setelah itu masuk ke koordinasi antara tim event dengan tim konten. Kita isi detailnya kita setor, nanti akan diolah untuk jadi konten Instagram atau copywriting di e-mail begitu,” terang Rio. “Poster udah jadi, publikasi, di sela-selanya kita bikin campaign yang linier sama tema.”

Penyelenggaraan event tak berhenti hanya sampai waktu di mana event berjalan. Rio menjelaskan bahwa feedback dari peserta event selepas event juga penting. “Selesai event akan ada pembagian materi, record, e-sertificate juga. Kita share feedback form juga sebagai bahan kami untuk data-driven buat diolah jadi ideasi selanjutnya. Kita selalu hitung conversion rate-nya semua. Dari awal yang daftar berapa, yang bayar berapa, dan yang hadir berapa, itu kami hitung. Nantinya itu yang jadi KPI dari tim event.”

Bukan hanya dari sisi internal penyelenggara event saja, tetapi Ngalup juga mengerjakan event planning untuk klien. Ini merupakan tantangan yang berbeda karena harus pintar menerjemahkan kemauan klien yang diselaraskan dengan impact yang diberikan pada peserta nantinya. “Makanya kita harus clear di awal dengan brand. Akan bahaya kalau tidak terkonsep dengan clear di awal output-nya. Kalau ada acara serupa lagi nanti orang akan mistrust sama kita, jadi peserta juga harus dijaga juga ‘kan. Biasanya kendalanya di situ. Output itu harus digali dulu, masalah timeline juga,” ujar Rio yang juga seorang musisi ini. “Sering itu klien dateng mau terima beres. Itu harus kita clear-kan dulu biar gak jadi kendala.”

When Pandemic Changes Everything

Pandemi Covid-19 membatasi berbagai penyelenggaraan event di seluruh dunia. Sebelum pandemi, event offline begitu ramai peminat. Namun saat pandemi seperti sekarang ini, para penyelenggara event harus putar otak bagaimana caranya agar event tetap bisa berjalan meski tanpa tatap-muka langsung.

Webinar menjadi alternatif penyelenggaraan event di masa pandemi yang paling memungkinkan dilakukan agar tetap bisa mengumpulkan banyak orang tanpa perlu bertatap muka lansgung.

Pergeseran dari event offline ke online (webinar) juga dilakukan oleh Ngalup. Perubahan ini sangat terasa bagi tim Ngalup yang selama ini bergeliat karena event. Rio merasakan adanya plus-minus dari penyelenggaraan webinar ini. “Dari segi effort, lebih enak webinar karena lebih sedikit tim yang in charge. Kalau offline ‘kan ada divisi konsumsi, registrasi, MC, dokumentasi juga. Butuh orang banyak. Kalau online webinar, dua orang cukup, cuma host dan co-host.”

Selain itu, dengan webinar, jarak dan waktu tak lagi menjadi masalah. Selama pandemi ini, Ngalup cukup sering mengundang pemateri level nasional dari luar Kota Malang karena menjadi lebih mudah dan praktis dari sisi akomodasi dan pembiayaan.

Meskipun dirasa lebih praktis, tak dipungkiri komunikasi dan interaksi melalui media webinar ini masih terbatas. Terutama di sisi networking-nya karena tujuan orang datang ke Ngalup bukan sekadar mencari ilmu, tetapi juga mencari networking. “Karena di setiap event kan kita pasti kasih sesi dua menit untuk saling kenalan, misalnya. Nah itu ramai ‘kan. Pasti ada interaksi di situ. Sedangkan kalau di webinar kita kesulitan melakukan itu karena sulit dikondisikan. Jadi tidak bisa se-engage seperti di offline.”

Namun, Rio punya pandangan berbeda terhadap penyelenggaraan event di masa depan. “Menurut saya pribadi di masa depan akan kembali ke masa-masa itu ya, masa di mana seperti sebelum pandemi. Kita bisa ngumpul bareng lagi, tapi yang pasti dengan protokol.”

Bagi Rio yang banyak terinspirasi event organizer dari Tech in Asia ini, pandemi memang cukup menggoyahkan situasi di awal. Tetapi seiring berjalannya waktu, pandemi turut mengubah cara pandang dari sisi kepraktisan. “Kita udah melibatkan banyak hal digital ‘kan. Harus pivot ke digital semua. Akhirnya itu bisa dipake di tahun depan sehingga bisa dua langkah, offline dan online.”

Leave a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *